【新入社員・事務員必見】初心者向け 使えるエクセル小技集 入力編
こんにちは、黒珈琲です。
社会人になって15年位経ちますが、日々の業務でエクセルを使うことが多いです。
業種にもよるかもしれませんが・・
そこで今回は、初心者向けのエクセル小技を紹介します。
初心者向けなので、『それ知っている』という箇所もあると思います。
その場合は、読み飛ばしてください。
Excel（エクセル）とは
マイクロソフト社が、Windows向けに開発、販売している表計算ソフトです。
エクセルというソフトですが、それぞれバージョンがあります。
『Excel 2003』と『Excel 2007』を境目に大きな変化があります。
それは、標準拡張子が変わりました。
Excel 2003まで ⇒ .xls
Excel 2007以降 ⇒ .xlsx
簡単にいうと、昔のエクセルは『.xls』今のエクセルは『.xlsx』
操作方法も幾分変わってしまったので、昔の方が使いやすいと思っていました。
今では新しい方が使い勝手が良いです。要は、『慣れ』ですかね。
エクセルは、ビジネスで広く利用されています。
グラフを作成したり、文書の作成もできます。
3月にツイッターで話題となっていた件
実際は、エクセルに張り付けて印刷していただけでした。
しかし、どのような業種でも、エクセルを使う機会は多いという事です。
『エクセル全然使えません』より『使えます！』と言えた方が良いに決まってる！
これから小技を紹介していきます。
もっと詳しく書いてあるサイトは沢山あります。
詳しく知りたい方はそちらを参照してください。
あくまで、私が業務でよく使用する操作の紹介とちょっとした解説です。
Excel（エクセル）小技 ショートカットキー
はじめに
エクセルで文字入力する事が多いという方
マウスではなく、なるべくキーボードを使用しましょう。
キーボードだけで完結できると、その分作業効率がアップします。
マウスを使う事は、当然ありますが極力減らすようにしましょう。
エクセルには、ショートカットキーが用意されています。
ショートカットキーを利用するだけで効率アップになると思います。
カーソルがあるセルに対して有効です。
この状態で、ショートカットキーを使用する。
カーソルがある『C5』のセルにショートカットキーが働きます。
※列や行、または全てを選択している場合は、選択している場所に対して有効です。
今日の日付入力
『 ctrl 』＋『 ; 』 コントロールキーを押したままセミコロンキー
試してみると、『C5』セルに今日の日付が入力されました。
セミコロンってどこ？
エンターボタンから左に３つの目の中段
日本語が記載されているキーボードなら『れ』です。
今の時間入力
『 ctrl 』＋『 : 』 コントロールキーを押したままコロンキー
セミコロンの１つ右
今の時間は、私はほぼ使用しませんが、日付とついでに書いてます。
全て選択
『 ctrl 』＋『 a 』 コントロールを押したまま aキー
コピー
『 ctrl 』＋『 c 』 コントロールキーを押したまま cキー
貼り付け
『 ctrl 』＋『 v 』 コントロールキーを押したまま vキー
切り取り
『 ctrl 』＋『 x 』 コントロールキーを押したまま xキー
太字設定
『 ctrl 』＋『 b 』 コントロールキーを押したまま bキー
解除も、同様に『 ctrl 』＋『 b 』 １回目で太字、２回目で解除
今どっちだっけ？
と思ったら、ここで確認。
斜体設定
『 ctrl 』＋『 i 』 コントロールキーを押したまま iキー
太字設定と同様の仕様です。
下線設定
『 ctrl 』＋『 u 』 コントロールキーを押したまま uキー
こちらも太字設定と同様の仕様です。
検索
『 ctrl 』＋『 f 』 コントロールキーを押したまま fキー
『検索と置換ダイアログ』が出てきます。
エクセルの中から、見つけたい項目がわかっている場合は
検索を使ってサクッと見つけよう。
マウスホイールを回す、スクロールを押しながら探すのは時間が勿体ないです。
置換
『 ctrl 』＋『 h 』 コントロールキーを押したまま hキー
チカンだからｈキー
学生の時の暗記方法みたいです。
『検索と置換ダイアログ』が出てきます。最初から置換の状態です。
「置換なんて使わないし」と思われがちな機能ですが、たまに活躍します。
例えば、こんな名簿が回ってきます。
※全て架空です。
「郵便番号のハイフン消して」と依頼されたら置換する癖をつけましょう。
一個づつ入力で消していたら時間もったいないです。
そんなに難しくないです。
郵便番号からハイフンを取ります。
①B列を選択状態にして『 ctrl 』＋『 h 』
『検索と置換ダイアログ』
②検索する文字列「-」ハイフンを入力
③置換後の文字列 未入力何も入れません。
④すべて置換を押す
結果
解説
①郵便番号のハイフンだけを消したいので、B列を選択状態にする。
※B列を選択状態にせずに置換すると、A列の電話番号のハイフンも消える為。
②検索する文字列 ハイフンを消すので、検索で探す文字はハイフン『 - 』
③置換後の文字列 ハイフンを消す＝何も入力しない。
※ハイフンを＠（アットマーク）に変えたい時は、『＠』を入れると良い。
④すべて置換を押すと、希望通り４件置換できました。
厳密にいうと、オプションを開いて少し詳細に設定できます。
ちなみに、失敗した場合（想定と違った場合）は
元に戻す
『 ctrl 』＋『 z 』 コントロールキーを押したまま zキー
Excel 2003以前は16回前まで戻せます。
Excel 2007以降は100回前まで戻せますが、そんなに戻すことはまずないでしょう。
※メモリを食って、パフォーマンスが低下する恐れがあります。
やり直し
『 ctrl 』＋『 y 』 コントロールキーを押したまま yキー
『元に戻す』をすると『やり直し』が使えます。
『 ctrl 』＋『 z 』で元に戻す。
「やっぱり、戻さなくていいや。」
というときに『 ctrl 』＋『 y 』でやり直しです。
印刷プレビュー
『 ctrl 』＋『 p 』 コントロールキーを押したまま pキー
印刷プレビューが表示されます。
保存
『 ctrl 』＋『 s 』 コントロールキーを押したまま sキー
保存済みのファイルであれば、上書き保存されます。
保存前のファイルであれば、名前を付けて保存ダイアログが表示されます。
※定期的に、保存をする習慣をつけましょう。
ショートカットキーで、使用頻度が高いのは以上となります。
初心者向けの内容で申し訳ありません。
知らなかったと思えるものが１つでもあれば試しに使ってみてください。
『F2』キー（ファンクションキー）を使おう
入力内容に応じて、F2キーを使いましょう。
はて？
と思ったあなたは、是非使い分けてみてください。
エクセルの入力には、入力モード、編集モードがあります。
A：入力モード
B：編集モード
編集モードは、セルの中に縦棒がありますよね。
セルに書いてある内容に対して編集するというモードです。
入力モードは、セルに対して上書きします。
例えば「私は、」
と入力し変換時に、エンターを２回押してしまった。
「ちょっ。まだ続き書かないと。」
という時は、編集モードで続きを書きます。
入力モードのままだと、「私は、」は上書きされてしまいます。
編集モードへ移行する場合、セルをダブルクリックする。
数式バーをクリックする。
どちらも、マウスを操作になってしまいます。
しかし『F2』キーを押すと、マウスを使わずに編集モードになります。
マウス操作の、セルをダブルクリックした状態と同じです。
編集モードで入力したい時は、迷わず『F2』キー
※間違えて『F1』キーを押すとヘルプが出てきます。
慌てずに消しましょう。
編集モードの解除は、『 Esc 』キーを使うと便利です。
まとめ
今回は、普段使いが多いショートカットキーの紹介と
『F2』編集モードを紹介しました。
私の、実務からの抜粋ですので足りない部分もあるかと思います。
比較的簡単な内容で、知ってる、使ってるという方。
最後まで読んで頂いたのに申し訳ありません。<m(__)m>
私と同じように、仕事でエクセルを使っている方が
今回の記事を見て少しでも、役に立てたら良いなと思って書きました。
最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。
